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A gestão do escritório de advocacia: ganho de produtividade x redução de custos

Conhecimento jurídico é essencial para caracterizar um bom advogado, mas obviamente não é tudo. Ao ingressar no mercado de trabalho, todo advogado acaba por perceber que o que aprendeu na graduação não é suficiente para que saiba lidar com o dia a dia, por exemplo, de um escritório de advocacia. Embora muitos bacharéis em direito sequer pensem em advogar, a profissão se apresenta como o primeiro passo em qualquer carreira. Afinal, a experiência profissional é pré-requisito de uma infinidade de concursos que levam a bons cargos, sem mencionar a questão da discrepância entre a teoria e a prática, que pega muitos estudiosos excelentes de surpresa. É inegável a importância da vivência na profissão de advogado para alçar voos mais altos dentro do direito.

 

A primeira coisa que é preciso admitir é que o escritório de advocacia segue uma dinâmica semelhante a qualquer empresa e, como tal, precisa de metas, objetivos, identidade, além de uma boa gestão contábil, financeira e de pessoal. Isso significa garantir um bom atendimento ao cliente, estratégias de prospecção e fidelização, organização de contas a pagar e a receber, boa gerência do acervo documental e fatores muito básicos como pontualidade e profissionalismo com os clientes. Tudo isso é inerente à boa realização de qualquer atividade, mesmo que a graduação não tenha preparado os alunos para isso. Como todos sabemos, a faculdade nos indica uma direção, mas somos nós que precisamos correr atrás daquilo que nos torna profissionais competentes e completos.

 

Potencial desperdiçado

 

Excelentes profissionais se aventuram na abertura de empresas e acabam fechando suas portas simplesmente por não conhecer alguns princípios de gestão de escritório de advocacia fundamentais para o bom funcionamento de qualquer negócio. Precisamos colocar em nossas mentes que um escritório de advocacia é, de fato, um negócio. Um serviço é ofertado por um preço, há clientes, funcionários, custos, demanda, tecnologia e muitos outros fatores familiares ao seu dia a dia como em qualquer outra empresa. Obviamente, um escritório de advocacia não possui caráter comercial, mas no tocante aos quesitos administrativos, é imprescindível adotar estratégias que priorizam o seu crescimento.

 

É extremamente comum, infelizmente, ver advogados no início de suas carreiras que acabam por “pagar para trabalhar”, ou seja, dispondo de um capital inicial e considerando o baixo rendimento do escritório como um todo, se veem rodeados de despesas muito maiores do que a receita, precisando tirar recursos do próprio bolso para não fechar as portas, quando na verdade o seu escritório deveria prover essa lucratividade. Invariavelmente, problemas como esses são puramente gestacionais e esse artigo foi escrito para falar um pouco a respeito de um dos maiores desafios dos advogados em seus escritórios: reduzir custos e aumentar a produtividade e, consequentemente, a receita.

 

Cortando custos

 

Cortar custos pode ser um grande desafio para quem não está habituado a ter essa preocupação. Com a correria do dia a dia sobra pouco ou nenhum tempo para fazer cálculos a respeito dos gastos de rotina e é exatamente nesse contexto que se gasta mais do que se deve. Em primeiro lugar, é preciso determinar um período para que seja feito um levantamento de todos os gastos do escritório, dos essenciais até os mais supérfluos e, começando por estes últimos, a eliminar aquilo que é dispensável. Acredite, no fim das contas a diferença vai ser surpreendente e o montante economizado poderá ser reinvestido em algo capaz de potencializar a receita e manter os custos controlados.

 

Outro fator importante no corte de custos é evitar sonhar com serviços de alta performance que ainda não acontecem. Ou seja, você acabou de abrir o seu escritório mas quer um espaço moderno, confortável, de bom gosto e com o que há de melhor em tecnologia. Vamos com calma! Toda empresa que funciona com bases racionais busca reinvestir aquilo que entra e não tirar recursos poupados para suprir caprichos como tais. Convenhamos, um novo escritório não precisa começar como sendo aquilo que você idealiza, embora um dia possa, certamente, se tornar. Investimentos muito pesados são extremamente difíceis de ser repostos, principalmente quando estamos falando de algo que não afeta a qualidade do serviço prestado ou mesmo a prospecção de clientes.

 

O aumento da produtividade

 

Aqui precisamos tocar em pontos cruciais e a grande causa disso é o fato de que os advogados são profissionais autônomos, possuindo seus próprios horários e controlando a sua carreira da forma que acreditam ser melhor. Em um escritório é importante que haja o mínimo de unidade e padronização no atendimento. A comunicação é um fator importante para qualquer empresa. Diante dessa dificuldade, pessoas que estão à frente do escritório optam por contratar softwares jurídicos, numa tentativa de ajudar a criar uma unidade através de pontos em comum e comunicação.

 

O software jurídico permite que os profissionais interajam de diversas formas, seja através do andamento de processos, delegação de tarefas (do gestor para os colaboradores) e muitas outras. O uso do software possui um custo de contratação relativamente baixo e consegue ajudar a transformar todo o funcionamento da firma. Basta começar constatando que há, por exemplo, um modo exclusivo para o profissional que é encarregado de gerenciar as contas a pagar e a receber, que podem ser inseridas no sistema. A partir daí, o controle de todo o fluxo de caixa torna-se muito mais fácil.

 

O uso do software ainda ajuda na fidelização de clientes, já que os advogados conseguem prestar um serviço mais ágil e organizado, com lembretes de reuniões e atualizações automáticas dos processos ao qual estão vinculados, caso o respectivo tribunal seja um parceiro da empresa que cede o programa. Além disso, todos os documentos podem ser inseridos junto ao cadastro do cliente, evitando que se percam itens importantes para o processo. O software opera na nuvem e tudo pode ser acessado de qualquer lugar ou dispositivo com uma conexão ativa à internet.

O software jurídico é o melhor exemplo de investimento que potencializa a qualidade do trabalho e corta custos, permitindo que os colaboradores consigam trabalhar com vistas ao crescimento do seu escritório de advocacia até que se torne uma empresa altamente rendosa, com boa reputação no mercado e respeitada no universo jurídico.

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